Congés d’été : les obligations de l’employeur à ne pas oublier

La période de prise des congés payés est fixée par accord collectif, convention collective ou, à défaut, par l’employeur.

Dans tous les cas, cette période doit comprendre la période légale allant du 1er mai au 31 octobre.

L’employeur doit informer les salariés de cette période au moins 2 mois avant son ouverture, par tout moyen : affichage, note interne, email, outil RH, etc.

Le salarié peut proposer ses dates de congés, mais il ne les fixe pas seul.

L’employeur peut accepter, refuser ou modifier les dates demandées, à condition de respecter les règles applicables dans l’entreprise et de ne pas agir de manière abusive.

Pour établir l’ordre des départs, l’employeur doit notamment tenir compte :

• de la situation familiale des salariés ;
• de leur ancienneté dans l’entreprise ;
• de leur activité éventuelle chez un autre employeur ;
• des contraintes de fonctionnement de l’entreprise.

Les salariés mariés ou pacsés travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

Une fois les dates de congés fixées, l’employeur doit les communiquer à chaque salarié au moins 1 mois avant le départ.

Ce délai est important : sauf circonstances exceptionnelles, l’employeur ne peut pas modifier les dates de congés moins d’un mois avant le départ prévu.

L’objectif est simple : permettre au salarié de s’organiser tout en assurant la continuité de l’activité.

L’employeur peut décider de fermer temporairement l’entreprise pendant l’été et imposer la prise de congés sur cette période.

Cette décision doit toutefois être anticipée et clairement communiquée aux salariés.

En pratique, il est recommandé de formaliser cette fermeture par écrit en précisant les dates concernées et les modalités de prise des congés.

Un salarié acquiert en principe 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète.

Le congé principal ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs, sauf exceptions particulières.

Le salarié doit également pouvoir bénéficier d’au moins 12 jours ouvrables continus pendant la période légale de prise des congés, sauf disposition particulière applicable dans l’entreprise.

Une mauvaise organisation des congés peut entraîner des tensions dans l’équipe, des difficultés d’activité ou des contestations.

Pour éviter cela, l’employeur a intérêt à :

• vérifier sa convention collective ;
• fixer les règles suffisamment tôt ;
• informer clairement les salariés ;
• conserver une trace écrite des décisions ;
• anticiper les besoins de remplacement ou d’organisation.

Cas particulier : les entreprises affiliées à une caisse de congés payés (CIBTP)

Dans certains secteurs, notamment le BTP, les congés payés sont gérés par une caisse de congés payés (CIBTP).

Même si l’indemnité de congé est versée par la caisse, l’employeur conserve plusieurs obligations :

• organiser les départs en congés ;
• respecter les délais d’information des salariés ;
• déclarer correctement les périodes travaillées et les salaires à la caisse ;
• transmettre les informations nécessaires au calcul et au paiement des congés.

À l’approche des congés d’été, il est recommandé de vérifier suffisamment tôt les droits acquis par les salariés et les modalités déclaratives auprès de votre caisse CIBTP.

Une déclaration tardive ou incomplète peut retarder le traitement des demandes et le versement des indemnités de congés aux salariés.

L’employeur a donc intérêt à anticiper les départs estivaux, à informer ses salariés des démarches éventuelles et à s’assurer que les déclarations nécessaires ont bien été effectuées auprès de la caisse compétente.

Quelques semaines avant les premiers départs, vérifiez que les déclarations ont été transmises et que les salariés disposent des informations utiles concernant le paiement de leurs congés.

Avant l’été, l’employeur doit organiser les congés payés avec méthode.

Il doit fixer la période de prise des congés, informer les salariés dans les délais, organiser l’ordre des départs selon des critères objectifs et respecter les règles de durée.

Les entreprises du BTP affiliées à une caisse de congés payés doivent également anticiper leurs déclarations afin de sécuriser le paiement des indemnités aux salariés.

Une bonne anticipation permet de sécuriser l’entreprise, de préserver un climat social serein et d’aborder la période estivale en toute tranquillité.

Votre expert-comptable peut vous accompagner pour vérifier les règles applicables à votre entreprise et sécuriser vos pratiques avant la période estivale.