Notes de frais et repas : quelles règles de déductibilité en 2026 ?

Pour être déductible, une dépense doit respecter 3 conditions :

• être engagée dans l’intérêt de l’entreprise
• être justifiée (facture, ticket…)
• être raisonnable

👉 Une dépense personnelle, même payée avec le compte de l’entreprise, n’est jamais déductible.

Un repas est déductible si vous êtes :

• en rendez-vous client
• en déplacement professionnel
• dans l’impossibilité de rentrer déjeuner chez vous

👉 Dans ce cas, la dépense est considérée comme nécessaire à l’activité.

Si vous mangez seul (sans client ni déplacement particulier), la déduction est limitée.

L’administration considère qu’un repas à domicile a un coût “normal”.
👉 Seule la part supérieure à ce coût peut être déduite.

Cela signifie :

• une part non déductible (forfaitaire)
• un plafond au-delà duquel la dépense est excessive

Ces repas sont déductibles si :

• ils ont un intérêt professionnel réel
• ils restent raisonnables

👉 Pensez à indiquer sur la facture :

• le nom des invités
• le contexte (rendez-vous, négociation…)

C’est une question fréquente.

👉 Les courses alimentaires ne sont en principe pas déductibles, car elles relèvent de la vie personnelle.

Même si vous mangez sur votre lieu de travail :

• faire des courses n’est pas assimilé à un repas professionnel
• sauf cas très particuliers (déplacement long, conditions spécifiques)

⚠️ C’est un point souvent redressé en cas de contrôle.

Pour éviter tout risque :

Toujours conserver un justificatif

• ticket ou facture détaillée
• date et montant lisibles

Préciser le contexte

• déplacement
• client rencontré
• motif professionnel

Séparer les dépenses

• compte pro ≠ dépenses personnelles
• éviter les paiements mixtes

Encadrer les pratiques

• définir une politique interne simple
• fixer des plafonds cohérents

👉 Une note de frais claire = un contrôle fiscal plus serein.

Les dépenses de type snack (sandwich, café, viennoiserie…) suivent les mêmes règles que les repas.

👉 Elles sont déductibles uniquement si elles s’inscrivent dans un contexte professionnel :

• déplacement
• rendez-vous client
• contrainte d’activité (horaires, éloignement…)

En revanche :

• un café du quotidien
• un encas pris par habitude
• ou des achats réguliers sans justification

➡️ seront considérés comme des dépenses personnelles non déductibles.

Comme pour les repas, il est essentiel de :

• conserver le justificatif
• pouvoir expliquer le contexte

👉 le barème des indemnités kilométriques reste inchangé.

Vous pouvez donc continuer à appliquer les mêmes règles pour :

• vos déplacements professionnels
• le remboursement des salariés ou dirigeants

En résumé

• Les repas sont déductibles s’ils sont justifiés et professionnels
• Les repas seuls sont partiellement déductibles
• Les courses alimentaires sont non déductibles dans la majorité des cas
• Une bonne organisation des notes de frais est essentielle
• Les indemnités kilométriques restent stables

Ces règles peuvent sembler simples, mais les erreurs sont fréquentes.
Un accompagnement permet d’éviter des redressements et d’optimiser vos pratiques.

👉 Notre cabinet vous aide à sécuriser vos frais professionnels et à mettre en place des règles adaptées à votre activité.