Embaucher son premier salarié : les étapes clés

Avant de publier une offre ou de rencontrer des candidats, il est essentiel de clarifier vos besoins :

• Quelles missions souhaitez-vous confier ?
• S’agit-il d’un besoin ponctuel ou durable ?
• Quel niveau d’autonomie attendez-vous ?
• Quel budget pouvez-vous consacrer au recrutement ?

Cette réflexion permet notamment de choisir le contrat le plus adapté et d’éviter une embauche précipitée.

Le choix du contrat dépend principalement de la nature du besoin.

Le contrat à durée indéterminée reste la forme « classique » d’embauche lorsqu’il s’agit d’un besoin durable.

Le contrat à durée déterminée ne peut être utilisé que dans certains cas précis : remplacement d’un salarié absent, surcroît temporaire d’activité, emploi saisonnier…

Il est important de respecter les règles spécifiques du CDD afin d’éviter un risque de requalification en CDI.

Selon votre activité, d’autres solutions peuvent également être envisagées :

• contrat d’apprentissage,
• contrat de professionnalisation,
• temps partiel,
• intérim.

Lorsqu’une entreprise embauche son premier salarié, elle doit également vérifier si une convention collective s’applique à son activité.

La convention collective fixe des règles spécifiques à un secteur professionnel, notamment concernant :

• les salaires minimums,
• la période d’essai,
• les congés,
• les primes,
• les horaires,
• les conditions de travail.

La convention applicable dépend principalement de l’activité exercée par l’entreprise.

Il est important de la vérifier dès la première embauche, car certaines dispositions peuvent être plus favorables que le Code du travail et doivent être respectées par l’employeur. L’intitulé de la convention collective doit également apparaître sur le bulletin de paie du salarié.

L’embauche d’un salarié implique plusieurs démarches administratives incontournables.

Avant l’arrivée du salarié, l’employeur doit effectuer une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF.

Cette déclaration doit être réalisée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et obligatoirement avant la prise de poste.

La DPAE permet notamment :

• l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale,
• l’affiliation de l’employeur à l’assurance chômage,
• la demande de visite médicale d’embauche,
• l’adhésion au service de santé au travail.

Dès le premier salarié, l’entreprise doit tenir un registre unique du personnel recensant chaque salarié embauché.

L’employeur doit également adhérer à un service de prévention et de santé au travail et organiser la visite d’information et de prévention du salarié.

Dès l’embauche du premier salarié, certaines informations doivent être mises à disposition des salariés dans l’entreprise.

Selon les cas, cela peut notamment concerner :

• les coordonnées de l’inspection du travail,
• les consignes de sécurité et d’incendie,
• les horaires de travail,
• les informations relatives au harcèlement,
• les coordonnées du service de santé au travail,
• le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).

Une partie de ces obligations peut désormais être remplie par affichage numérique ou via une diffusion interne accessible aux salariés.

Ces obligations varient selon l’effectif et l’activité de l’entreprise. Il est donc important de vérifier les règles applicables à votre situation.

Un recrutement réussi ne s’arrête pas à la signature du contrat.

L’intégration du salarié est une étape clé :

• préparer son poste de travail,
• prévoir le matériel nécessaire,
• expliquer le fonctionnement de l’entreprise,
• définir clairement les missions et objectifs.

Un salarié bien accueilli gagne plus rapidement en efficacité et en autonomie.

Le salaire net versé au salarié ne représente qu’une partie du coût global.

Il faut également prendre en compte :

• les cotisations sociales,
• la mutuelle obligatoire,
• les congés payés,
• les éventuelles primes,
• le coût du matériel et des équipements.

Avant toute embauche, il est donc recommandé d’établir une estimation précise du coût total afin de sécuriser la trésorerie de l’entreprise.

Le premier recrutement soulève souvent de nombreuses questions :

• quel contrat choisir ?
• quelles aides peuvent être mobilisées ?
• quelles obligations respecter ?
• comment établir les bulletins de paie ?

Être accompagné permet d’éviter les erreurs administratives ou sociales parfois coûteuses.

Votre expert-comptable peut vous aider à :

• choisir le contrat adapté,
• réaliser les formalités d’embauche,
• établir les paies,
• sécuriser vos obligations sociales,
• anticiper le coût global du recrutement.

Embaucher son premier salarié est une étape stratégique qui peut accélérer le développement de votre activité… à condition d’être bien préparé.

Anticiper les formalités, sécuriser le choix du contrat et évaluer le coût réel de l’embauche permettent d’aborder cette nouvelle étape avec sérénité.

Notre cabinet accompagne les dirigeants dans toutes les étapes de leur premier recrutement afin de sécuriser leurs démarches et leur permettre de se concentrer sur le développement de leur activité.